תהליכי קבלת החלטות

03/04/2020
אורון ליקסנברג
אורון ליקסנברג
מאמן אישי / קואוצר
תהליכי קבלת החלטות

מי מאתנו לא מקבל החלטות (ובקיצור – קבה"ח) רבות במהלך היום? שאלה רטורית...אנחנו כל הזמן מקבלים החלטות, קטנות, גדולות ומשמעותיות. בוודאי בעלי עסקים ובעלי תפקיד ניהולי בארגונים נדרשים לכך. אז מה זה קבלת החלטות / תהליך קבלת החלטות?

על-פי אחת ההגדרות, קבלת החלטות זהו "תהליך מודע ושקול לבחירה בין אלטרנטיבות בדבר פעולה בעתיד ברמת הפרט, הקבוצה והארגון". בקבלת הכרעות לאומיות מדברים על קביעת מדיניות.

חקר קבלת ההחלטות שייך לתחומי מדע שונים, וביניהם: פסיכולוגיה (קבה"ח ע"י הפרט), פסיכולוגיה חברתית (קבה"ח ע"י קבוצות), תיאוריה ארגונית ומדע המדינה, כלכלה (הקצאת משאבים), חקר ביצועים (קבה"ח כמותית), תורת המשחקים (קבה"ח בתנאי התנגשות ומו"מ).

משפע ההגדרות לתהליך קבה"ח ניתן להסיק שבתהליך זה קיימים 2 מרכיבים עיקריים:

  1. המרכיב העובדתי – בד"כ המרכיב הרציונאלי, המבוסס על מידע ונתונים.
  2. המרכיב הערכי – שהינו בד"כ בלתי רציונאלי, המושתת בין היתר על ערכי הפרט או הקבוצה.

ישנם ארבעה מאפיינים בסיסיים המשותפים להגדרות של קבה"ח בארגונים:

  1. צריכה להיות בחירה
  2. הבחירה צריכה להיות לאחר שיקול דעת
  3. הבחירה צריכה להיות מכוונת לקראת השגת מטרה מסוימת
  4. הבחירה צריכה להוליך לפעולה

קיימים חמישה שלבים עיקריים בתהליך קבה"ח והם כדלקמן:

  1. שלב המודעות בצורך להחליט – הצורך להחליט יכול להיות אוטומטי, או יכול לנבוע מהתעוררות של בעיה או מהצטברות של מידע.
  2. שלב ההכנה – ניסוח המטרות והגדרתן, איסוף מידע, עיבודו וסיווגו.
  3. שלב הבחירה – בשלב זה מנסים לחזות את התוצאות של כל דרך פעולה ולאחר מכן לבחור את התוצאה האופטימאלית.
  4. הפעלת ההחלטה – חלוקת תפקידים, המשאבים, לוחות זמנים, גורמים אחראיים וכד'.
  5. שלב הבקרה וההיזון החוזר – תורם לשיפור ההחלטה. מחייב תקשורת טובה בארגון ותיאום הולם בין בעלי התפקידים השונים. חשוב שהמשוב יהיה מידי.

לטעמי, קשה להישען במציאות על מודל אחד של קבלת החלטות כדגם מחייב לביצוע מדיניות של ארגון כלשהו. אנו חיים סביבה מתפתחת, דינמית, רבת תהפוכות ומשתנה במהירות. ככל שהעתיד מתרחק, כך יותר קשה לחזות את אשר יתרחש בו ומקבלי ההחלטות ניצבים בפני מצבים רבים ולעתים מורכבים של אי-וודאות.

לכאורה, עדיף היה להתמקד על המודל הרציונאלי של קבה"ח ולפעול לפי הקריטריונים המאפיינים אותו. ברם, עוד משנות ה-50, עם התגברותה של האסכולה ההתנהגותית במדעי החברה, החלה להתפתח גישה הפוכה בתורת קבלת ההחלטות, שטענה כי המודל הרציונאלי-כלכלי איננו תופס יותר במציאות העסקית וגם בסביבה הציבורית.

על-פי הגישה ההתנהגותית, ארגונים סובלים ממחסור במספר מרכיבים חיוניים לצורך מימוש המודל הרציונאלי, כאשר המשמעותיים שבהם הינם:

  • מחסור בזמן – אין זמן לבדוק את כל הבעיות ואת כל האלטרנטיבות, כך שלעתים מספקים בפתרון על בסיס מידע חלקי או באופן אינטואיטיבי.
  • מחסור במידע, בידע. יש רבים הטוענים, שכיום יש הצפה של מידע, וגם זה מקשה על קבה"ח.
  • מחסור במשאבים אנושיים – עובדים מתאימים, בעלי הכישורים הנדרשים.
  • מחסור חומרי – כסף, ציוד וכד'.

בנוסף, קיימות עוד בעיות בארגונים המונעות מימוש החלטות רציונאליות: קבוצות לחץ (פוליטיקה ארגונית), בעיות בתקשורת העברת המידע מלמעלה למטה בהיררכיה הארגונית ולהיפך, בעיות במערכות יחסים ותקשורת בין-אישית, מנהיגות מתאימה.

ישנה ביקורת נוספת הגורסת שמגבלותיו האישיות ואינטלקטואלים שלנו כבני-אדם מקשות על קבלת החלטות רציונאליות. בקטגוריה זו כוללים את תפיסתו, דימויו העצמי, דימויו על אחרים, נורמות ההתייחסות שלו, ערכיו ועמדותיו לגבי נושאים שונים בחיים, מבנה האישיות (כמו: בעל בטחון עצמי או לא; רמת החרדה), טווח תשומת הלב, מידת הקונפורמיות עם מטרות הארגון בו עובד. לכל אלה יש השלכות על התוכן והאיכות של ההחלטות.

נו, אז מה עושים? מה ההחלטה כיצד לקבל החלטה?

ניתן לכתוב הרבה על תחום קבלת החלטות – הגדרות, גישות, מודלים, סוגי קבלת החלטות (כמו: בשוטף, בעת משבר) ועוד. מצאתי לנכון להדגיש את המורכבות והאתגרים הקיימים בתהליכי קבלת החלטות והצורך להתבסס על מספר מודלים. לכל סיטואציה, שצריך להכריע בה, יש להתייחס בתהליך לנסיבות, לסביבה, למאפייני הארגון (כמו: תרבות הארגונית, אווירה ומערכות היחסים, סגנון ניהולי, ערכים, התקשורת).

אולם, לסיים מאמר זה ללא כיווני חשיבה ופעולה מומלצים עבורכם, זה ייחשב לפגם בהחלטה ואינני מעוניין להיתפס ככזה – אזי אדגיש 2 היבטים המתייחסים לנשוא מאמר זה – תהליך קבלת החלטות, בעיקר בעולם העסקי-ניהולי- ארגוני:

  1. החשיבות של הידע העצמי / ההכרות שלנו כמקבלי החלטות את עצמנו.
  2. 2. החשיבות של עבודת צוות, גם כמנוף ואמצעי לקבל החלטות.

 

בספרם "ההחלטות" מציינים המחברים טיצי ובניס כי מנהיגים טובים נמצאים במסע שינוי המתחיל בעצמם, שעובר אל הצוותים שלהם ואל הארגון כולו. לשם כך המנהיגים צריכים צירוף תכונות פרדוקסלי של בטחון עצמי וענווה. הם מביאים כדוגמא את ג'ק וולש כמנהיג חברת ג'נרל אלקטריק. ג'ק היה במסע לחיפוש עצמי – בביקוריו מידי כשבועיים ביחידות הארגון הוא בא לא כהזדמנות להתנשא, אלא כמקום ללמוד האם המנהיגות שלו מוצלחת, לאסוף תובנות חדשות וגלות דרכים חדשות לשפר את החברה ואת הצוות הניהולי שלו, כך שיוכלו לקבל החלטות מנהיגותיות יותר מתאימות והולמות.

כבר פה הדגיש ג'ק וולש את נושא חשיבות הצוות בתהליך קבלת ההחלטות, בעיקר הצוות הניהולי. לטעמי, כשמנהיג יודע לייצר צוות סביבו שמתנהל תחת הערכים הנכונים לקבלת החלטות (פתיחות, הקשבה, יכולת להשמיע כל דעת, אחריות ומחויבות הדדית) ויש בו דינמיקה סינרגטית ומגוון כישורים וידע אינטגרטיבי ומשלים המציג נקודות מבט שונות, קיימת היכולת לקבלת בכל נקודת זמן את ההחלטה היותר אופטימאלית (אולי לא תמיד האידיאלית – מכיוון שכפי שראינו, בעולמנו המורכב ומשתנה קשה לקבל החלטה כזו, לדעתי).

שיטת העבודה שלי והמודלים המיוחדים עמם אני פועל בסביבה הניהולית-ארגונית-עסקית וגם בקרב הלקוחות הפרטיים, מביאה בחשבון ומדגישה 2 כיוונים אלו. כמובן שבעבודה הפרטנית עם אדם פרטי או כמנהל – הדגש הינו יותר על כלי ה"חיפוש העצמי". בסביבה הניהולית- צוותית אני מעודד את החיבור לצוות ודרכו לייצר תהליכי קבלת החלטות מיטיביים.

עבורכם בכל החלטה – גם לאלה שהחליטו לא לקרוא את כל המאמר, אלא קפצו ל"שורה התחתונה"...

אורון ליקסנברג

יועץ ארגוני בכיר, מאמן אישי-ניהולי-עסקי, מגשר עסקי

כדי לעקוב אחרינו בפייסבוק לחץ כאן

לקריאת בלוגים נוספים

^